Meu Estúdio: nove dicas para montar a convenção da sua empresa
convenca

Convenção é a ferramenta estratégica de avaliação, visão, reconhecimento e motivação para a sua equipe. Alguns gostam de chamar simplesmente de evento ou reunião. Mas independente do nome, se seu negócio está em declínio, ela pode mudar a direção dos ventos; se seu negócio vai bem (obrigado), ela pode te fazer deslanchar e alçar voos ainda mais altos do que os esperados inicialmente.

Veja AQUI alguns números sobre as convenções que o Meu Estúdio já preparou e continua preparando!

Parte do calendário de muitas empresas, uma convenção pode servir para alinhar metas, inspirar seus colaboradores, vender novas ideias e projetos e apresentar novos produtos. E é por essas e outras que sabemos que organizar uma convenção não é tarefa simples, seja do ponto de vista logístico, da produção de conteúdo para as plenárias e reuniões separadas e até mesmo das dinâmicas para entreter e engajar o público.

Por isso vamos listar aqui nove dicas (veja bem: DICAS. Isso não quer dizer ‘verdade absoluta’ ou ‘padrão engessado’) que podem ajudar a fazer o processo de construção de uma convenção um tanto mais simples:

1 – DEFINIR UM TEMA
Escolher um tema para uma convenção pode parecer uma dica banal, mas não é. Sob o mesmo guarda-chuvas, os conteúdos e vídeos de todos os apresentadores conversam entre si e reforçam mensagens importantes, além de auxiliarem na formatação de uma estética apropriada para discursos e peças visuais;

2 – SABER ONDE QUER CHEGAR
Desenvolver os conteúdos e os roteiros dos vídeos é papel que cabe à agência (no caso, a gente :D), enquanto entregar orientações claras e bem definidas do que se espera com cada apresentação/vídeo é responsabilidade da empresa;

3 – COMUNICAR COM EFICIÊNCIA
Definidas as diretrizes para cada apresentação/vídeo, é hora das reuniões de briefing. Tempo é artigo de luxo para os dois lados, portanto, quanto mais objetiva e segura a comunicação, melhor para a agência, que desenvolve seus conteúdos com segurança, e melhor para a empresa, que pode ajustar e aprovar o material com mais destreza;

4 – DISPONIBILIZAR MATERIAL DE PESQUISA
Depois de passar o briefing, é importante entregar à agência de criação materiais que contenham informações importantes e/ou que possam ajudar na pesquisa;

5 – SABER ACEITAR SUGESTÕES
Sua empresa faz uma convenção por ano, mas a agência faz apresentações e vídeos o ano inteiro. Pode ser que você esteja extremamente decidido quanto forma e conteúdo do seu material, mas abrir espaços para novas ideias pode ser surpreendentemente positivo;

6 – FIRMAR PARCERIAS COM FORNECEDORES CONHECIDOS
Conseguiu o mesmo servidor com quem já trabalhou no evento passado? Então aproveite que a época de adaptação já passou e relembre a metodologia para não acabar gastando tempo desnecessariamente;

7 – PROMOVER ALINHAMENTO INTERNO
Alguns trabalhos são realizados com o envolvimento de vários setores e, obviamente, várias pessoas. Sempre que possível (sendo este ‘possível’ o ideal), é interessante conversar com todos os envolvidos, alinhar as expectativas e colocar todo mundo na mesma página, afinal, demandas por alterações que poderiam ter sido evitadas previamente te fazem perder tempo, dinheiro e paciência;

8 – CONFIAR NO CONTEÚDO E TREINAR
Um dos pontos que fazem a diferença em uma apresentação é estar seguro e confiar no seu roteiro. Quanto mais você conhece sobre o tema, mais desenvolto você estará na hora H. E por que não treinar? Vale apena um pequeno kickoff interno (dry run) para sentir se a apresentação pode mais leve ou se deve enxugar os números de slides, por exemplo;

9 – NÃO DEIXAR AS COISAS PARA A ÚLTIMA HORA
Por último, mas não menos importante. Este é um dos maiores erros que podemos cometer não só nas convenções, mas na vida. Quanto mais desenvolver um planejamento e respeitá-lo, melhor para todos os envolvidos, tanto cliente como fornecedores. Muito mais seguro e assertivo, o planejamento engaja um cronograma sem maiores motivos para medo ou desespero; até mesmo com margens para alterações ou substituições.

Como dissemos no começo do texto, estas são DICAS para que você possa estudar e chegar à conclusão de qual a melhor maneira de se organizar para uma convenção. Mas se você ainda tem alguma dúvida, precisa de mais sugestões ou que expor seus pontos de vista, vem tomar um café (o melhor de São Paulo, modéstia à parte) aqui no Meu Estúdio, afinal, temos mais de oito anos trabalhando com isso, né? 😉

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